- ›Toplantı öncesi: çağrı ve gündem
- ›Hazırlanması gereken belgeler
- ›Toplantı sırasında
- ›Toplantı sonrası
Kat malikleri kurulu toplantısı, sitenin bir yıllık yönünü belirleyen en önemli buluşmadır. İyi hazırlanılmamış bir toplantı saatlerce uzar, kararlar askıda kalır ve katılım her yıl biraz daha düşer.
Toplantı öncesi: çağrı ve gündem
Kat Mülkiyeti Kanunu gereği toplantı çağrısının tüm kat maliklerine en az on beş gün önceden, gündemi de içerecek şekilde yapılması gerekir. Çağrıyı imza karşılığı veya taahhütlü mektupla iletmek, ileride çıkabilecek iptal itirazlarının önüne geçer.
Hazırlanması gereken belgeler
Toplantıya girerken elinizde şunlar olmalı: yıllık gelir-gider tablosu, banka hesap ekstreleri, tahsilat ve borç durumu raporu, bir sonraki yıl için işletme projesi taslağı ve varsa büyük onarım teklifleri. Dijital bir yönetim sistemi kullanıyorsanız bu raporların tamamını birkaç dakikada alabilirsiniz.
Toplantı sırasında
Yeter sayıyı tutanakla tespit edin, her gündem maddesini ayrı oylayın ve kararları karar defterine açık ifadelerle geçirin. Vekaletle katılımlarda vekaletnameleri toplantı dosyasına ekleyin.
Toplantı sonrası
Alınan kararları katılamayan maliklere de duyurmayı unutmayın. Kararların mobil uygulama üzerinden herkese anında iletilmesi, hem şeffaflığı artırır hem de uygulamada gecikmeyi önler.
