Kat malikleri kurulu toplantısı, sitenin bir yıllık yönünü belirleyen en önemli buluşmadır. İyi hazırlanılmamış bir toplantı saatlerce uzar, kararlar askıda kalır ve katılım her yıl biraz daha düşer.
Toplantı öncesi: çağrı ve gündem
Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 29. maddesi gereği toplantı çağrısının tüm kat maliklerine en az on beş gün önceden, toplantı sebebini (gündemi) de içerecek şekilde ve imza karşılığı veya taahhütlü mektupla yapılması gerekir. Kanun bu 15 günlük süreyi açıkça önemli sebeple yapılan toplantı için düzenler; uygulamada yıllık toplantılarda da aynı usul izlenir. Usule uymak, ileride çıkabilecek iptal davalarının (m.33) önüne geçer.
Hazırlanması gereken belgeler
Toplantıya girerken elinizde şunlar olmalı: yıllık gelir-gider tablosu, banka hesap ekstreleri, tahsilat ve borç durumu raporu, bir sonraki yıl için işletme projesi taslağı ve varsa büyük onarım teklifleri. Dijital bir yönetim sistemi kullanıyorsanız bu raporların tamamını birkaç dakikada alabilirsiniz.
Toplantı sırasında
Yeter sayıyı (sayı ve arsa payı bakımından yarıdan fazlası, m.30) tutanakla tespit edin, her gündem maddesini ayrı oylayın ve kararları noter onaylı karar defterine (m.32) açık ifadelerle geçirin. Vekaletle katılımlarda vekaletnameleri toplantı dosyasına ekleyin.
Toplantı sonrası
Alınan kararları katılamayan maliklere de duyurmayı unutmayın. Kararların mobil uygulama üzerinden herkese anında iletilmesi, hem şeffaflığı artırır hem de uygulamada gecikmeyi önler.
